Online Vállalkozói Fórum – Kapcsolattartás és hatékonyságnövelés az online térben. Lehetőség és kihívás egyben

A digitalizáció emberi oldala került előtérbe az Online Vállalkozói Fórum május 28-ai beszélgetésén. Göndöcsné Agócs Dóra, az Eco-Cortex Kft. ügyvezetője és Sós András, IT szakértő és fejlesztő vesézték ki e téma fontosabb alkotóelemeit.
Egy cég digitális volta a  rendelkezésre álló technológia, azaz az eszközök, szoftverek és hardverek mellett a digitális kompetenciákkal bíró emberi tényező függvénye is. A digitális vállalkozás jellemzőinek nagyobb része olyan faktorokat takar, mint a rugalmasság, a nyitottság kultúrája, az innováció, vagy az együttműködés. Sós András kiemelte az adatközpontú gondolkodás fontosságát. Egy kutatás szerint a cégvezetők 50%-a használ adatot a döntéseik meghozatala során, ami egy nagyon alacsony arány.

Göndöcsné Agócs Dóra arról beszélt, hogy ők, mint tanácsadói szolgáltatásokkal, virtulis inkubációs szolgáltatással, illetve saját termékek online értékesítésével foglalkozó vállalkozás, hogyan élték meg a digitalizációs folyamatokra történő átállást, illetve azok befolyását a mindennapi tevékenységre.

A 11 fővel működő családi vállalkozás a digitalizáció útjára már korábban, a járványhelyzetet megelőzően lépett, ugyanakkor ez a jelenlegi helyzet szorította rá őket arra, hogy érdemben kihasználja az online térben adódó lehetőségeket.

Azonnal elrendelték az otthoni munkavégzést, de arra megfelelő felkészültséggel rendelkeztek, hogy ez ne okozzon kiesést a megrendelések teljesítésében, a tanácsadási folyamatok működésében. Ez alatt érthető leginkább a korábbiakban már beszerzett szoftverek és számítógépek állománya.

Arra a kérdésre, hogy mi volt, amin leginkább változtatni kellett a vírushelyzet okozta kényszerű távmunka, online kapcsolattartás során, arra Dóra leginkább a belső és külső kommunikációs folyamatokra helyezte a hangsúlyt, a cég elérhetőségére, illetve a munkatársak munkafolyamatokhoz történő hozzáférésére kellett nagyobb figyelmet fordítani.

Az online kereskedelmi szolgáltatásuk kapcsán a logisztikai és fizetési feltételekben történtek változtatások, úgymint kizárólag házhozszállításra és bankkártyás fizetésre biztosítottak lehetőséget.

Az otthoni munkavégzésnél legfőbb kérdés a megfelelő internetelérés – tekintettel a gyermekek online oktatásban történő részvételére is – és egy-egy irodai eszköz beszerzése volt szükségszerű.

Munkastílusban történő változás kapcsán szóba került, hogyan lehet a munkavégzésre is hatékony “folyosói pletykát” helyettesíteni. Erre egy messenger csoportot hozott létre az Eco-Cortex Kft, amely kellően informális csatorna ahhoz, hogy munkahelyhez kapcsolódó, de lazább témák is bekerülhessenek a vérkeringésbe. Sós András említette még a Discord nevezetű alkalmazást, mely szintén jó alternatíva chatbeszélgetések bonyolítására.

András tapasztalata szerint a távmunkában történő együttműködés eredményezi azt is, hogy az eddigi levelezésben, csatolt dokumentumokban történő információmegosztás helyett közösen elérhető és szerkeszthető dokumentumok linkje kerül csak megosztásra.

Dóra említette a közös, felhőalapú megoldásokat is, OneDrive, Google Drive felületeken, melyek segítségével közösen elérhető mappákban tették elérhetővé a dokumentumokat a munkavállalók számára, elkerülve a dokumentum verziók követhetetlenségét és az információvesztést.

Dóra úgy vélte vezetőként, hogy a távmunka jól működik a cégüknél, a munkavállalók jól alkalmazkodtak, ugyanakkor a rugalmas munkavégzésre is nagyobb teret adott. Emiatt munkaidő és – folyamatnyilvántartást vezettek be, melyhez a kollégák fokozotason tudtak hozzászokni, így mára a működés részévé vált. Ez azonban nagyobb energiát vesz el mind a kollégáktól, mind a vezetőktől, ugyanakkor jól követhető a feladatvégzés hatékonysága, így a jövőben is megtartják azt.

Szintén hosszú távon átgondolandónak vélték, hogy az irodabérlést a jövőben is fenntartsák-e, hiszen a kollégák visszajelzései alapján is az látszik, hogy jól tud működni ez az új típusú munkaszervezés.

András is megerősítette, hogy a digitalizáció számos munkafolyamat egyszerűsítését vonhatja maga után, amennyiben erre a megvan a kellő nyitottság a vezetők és a munkavállalók részéről is.

Mind a szervezeten belüli, mind a szervezeten kívüli partnerekkel folytatott interakciók hatékonyságát tudja még növelni a Trello alkalmazás (www.trello.com). Információgyűjtésre alkalmasak az űrlap kitöltésére szolgáló platformok, pl. a Doodle.com, vagy a Microsoft, vagy a Google űrlapkitöltő funkciói.

Az ügyféllel történő kommunikációból eredő információt a felhőalapú CRM rendszerek képesek tárolni és döntésre előkészíteni, míg a megosztott dokumentumok kezelésére alkalmas szoftverek alkalmasak a számlák, szerződések, fotódokumentáció, stb. tárolására és azonnali elérhetőségére, feldolgozhatóságára. pl. MiniCRM, GreenArchive.

Az Eco-Cortex Kft . képviselője az online számlázó programok nyújtotta előnyökre hívta fel a figyelmet, mely számukra is nagy segítséget nyújt a pénzügyek áttekintésében, és döntések meghozatalában.

A továbbiakban a termelésből, illetve az online kereskedelemből nyerhető adatok széleskörűségéről és jelentőségéről folyt a beszélgetés, melyek a költséghatékony működéshez adnak információt. A költségek megtakarítására konkrét példák és eszközök is elhangzottak.

Cégvezetőként Dóra azt tapasztalta ebben az időszakban, hogy az ő lehetőségei is kinyíltak azzal, hogy saját fejlesztésére is tudott időt fordítani.

Emellett úgy érzékeli, hogy felértékelődött a kapcsolattartás jelentősége, a közösségek szerepe, mely újabb ismereteket és információt hozott Dóra számára is.

Ugyanez elmondható a kollégákról is, akiknek Dóráék segítettek inspirációt nyújtani azzal, hogy bevonták őket a cég más tevékenységi területeibe is, nem csak a munkafolyamatokba történő bevonással, hanem a szervezeten belül felhalmozott tudásanyag, de cégen kívülről behozható ismeretek elérhetőségével is.

A beszélgetés végén a biztonság kérdését is érintették a résztvevők, hiszen a digitalizáció e területen is a folyamatok, szabályzatok és gyakorlatok újragondolását igénylik.

Reméljük, hogy ezen összefoglaló és a teljes beszélgetés segített abban, hogy rávilágítsunk arra, a digitalizáció sikeres megvalósulása nagymértékben attól függ, hogy az abban résztvevő emberek milyen hozzáállást tanúsítanak és milyen e téren meglévő és fejlesztett készségekkel rendelkeznek. Ezek nélkül a mindenki számára elérhető technológia önmagában semmiképpen sem tud eredményt javítani hosszú távon egy vállalkozás életében.

Hasznos oldalak, elérhető szolgáltatások:

Eco-Cortex Kft.:
www.vinter.hu
A SEED Alapítvány digitális képzései:
https://seed.hu/a-tavmunka-is-legyen-teljes-erteku-egyuttmukodes-az-online-terben-0
https://seed.hu/a-hatekonysag-merheto-ar-ertek-alapon-hozott-dontesek-0

Egyéni szakértői konzultáció:
https://tanacsadas.seed.hu/veszhelyzet-info

MKIK Modern Vállalkozások Programján elérhető, digitális segélyvonal:
https://vallalkozzdigitalisan.hu/digitalis_segelyvonal
IVSZ:
https://ivsz.hu/a-gazdasag-digitalis-ujrainditasa/

A beszélgetés itt nézhető meg: